Na osnovu člana 16. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj službi ( " Sl. List RS", br. / .) , člana 24. i člana 78. Statuta Doma za duševno obolela lica "ČURUG" u Čurugu, Upravni odbor Doma za dušeno obolela lica "Čurug" u Čurugu na sednici održanoj dana doneo je:

P R A V I L N I K

O KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM

POSLOVANjU

1. OPŠTE ODREDBE

Član 1.

Ovim Pravilnikom utvrđuje se način kancelarijskog i arhiv-

skog poslovanja u Domu za duševno obolela lica "Čurug" u Čurugu ( u daljem tekstu: Dom): primanje i pregledanje, evidentiranje i raspoređivanja akata i predmeta u radu, administrativno-tehničko obrađivanje predmeta, otpremanje pošte, razvođenje predmeta i akata, klasifikacija i arhiviranje, izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala predaju arhivske građe Istorijskom arhivu u Novom Sadu.

Član 2.

U okviru kancelarijskog poslovanja pojedini termini imaju sledeće značenje:

AKT ( službeni dopis) je svaki pismeni sastav kojim se pokreće, dopunjuje, menja, prekida ili završava neka službena delatnost. Službeni dopisi mogu biti : obični , poverljibi i strogo poverljivi.

PRILOG je pismeni sastav ( dokument, tabela, grafikon , crtež i sl.) ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radi dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanja sadržaja akta;

PREDMET je skup svih akata i predloga koji se odonose na isto pitanje ili zadatak i čine posebnu celinu;

DOSIJE je skup više predmeta koji se odnose na istu materiju ili na isto pravno ili fizičko lice;

FASCIKL je skup više predmeta ili dosijea koji se posle završenog postupka čuvaju sređeni u istom omotu;

PISARNICA je radno mesto na kom se vrše sledeći poslovi: prijem, otvaranje , pregledanje , raspoređivanje, evidentiranje , združivanje akata, dostavljanje akata odgovarajućim jedinicama, otpremanje pošte,razvođenje akata kao i njihovo odlaganje u arhivu ( arhiviranje i čuvanje);

ARHIVSKI DEPO je posebna prostorija ili ormar u kojem se čuva registraturski materijal i arhivska građa po isteku rokova.

Član 3.

U okviru arhivskog poslovanja pojedini termini imaju sledeće značenje:

REGISTRATURSKI MATERIJAL čine spisi, fotografski i fonografski snimci i na drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti, knjige i katoteka o evidenciji tih spisa, zapisi i dokumenta primljena i nastala u radu ustanove;

ARHIVSKA GRAĐA je sav izvorni i reprotukovani materijal( pisani, crtani, štampani, fotografisani ili na drugi način zabeležen ) dokumentarni materijal značajan za državne potrebe nastao u toku rada ustanove;

ODABIRANjE ARHIVSKE GRAĐE I IZLUČIVANjE BEZRE-

DNOG REGISTRATURSKOG MATERIJALA je postupak kojim se arhivska građa odabira iz regitraturskog materijala uz izlučivanje onih delova registraturskog materijala kojima je prestala važnost za tekući rad i koji nema svojstvo arhivske gradje;

BEZVREDNI REGISTRATURSKI MATERIJAL , čini registraturski materijal kojem je prestala važnost za tekući rad a nije ocenjen kao arhivska građa;

LISTA KATEGORIJEA REGISTRATURSKOG MATERIJALA SA ROKOVIMA ČUVANjA je sastavni deo Pravilnika koji sadrži popis sadržaja svih kategorija registraturskog materijala nastalih u ustanovi i njihove rokove čuvanja. Na osnovu ove liste kategorija vrši se odabiranje arhivske građe( kategorije koje imaju rok čuvanja trajno ) ili izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala (kategorija sa operativnim rokovima).

ARHIVSKE KNjIGA je evidencija koja sadrži popis celokupnog registraturskog materijala (inventarni pregled) nastalog rada u ustanovi kao i onog registraturskog materijala koji se po bilo kojem osnovu kod nadležnog istorijskog arhiva izlučuje;

REGISTRATURSKA JEDINICA je fascikla , registrator gde se arhivira (odlaže) registraturski materijal i arhivska građa;

2. PRIMANjE, PREGLEDANjE I RASPOREĐIVANjE POŠTE

A.) Primanje i otvaranje pošte

a.) Primanje pošte

Član 5.

Primanje pošte (akata, podnesaka, paketa, novčanih pisama,tele- grama i dr., vrši se u Službi opštih poslova.

Pošta se prima u toku trajanja redovnog radnog vremena, a prima je radnik koji je rešenjem zadužen za prijem pošte.

Van radnog vremena i u danekada se neradi poštu prima dežurni radnik.

Član 6.

Prijem pošte vrši se neposrednom predajom , poštom, i poštanskim pregratkom.

Radnik ovlašćen za prijem pošte, dužan je da potvrdi prijem pošiljke stavljajući otisak prijemnog štambilja ili preko potpisa u dostavnoj knjizi, dostavnici, povratnici ili na kopiji akta čiji se orginal prima ( osim ako je prijem potvrđen u dostavnoj knjizi).

Primanje pošte preko poštanske službe ili podizanje iz poštanskog pregradtka vrši se po važećim poštanskim propisima.

Član 7.

Običnu poštu otvara ovlašćeni radnik Doma.

Poverljivu i strogo poverljivu poštu otvara direktor.

Pošiljke u vezi sa licitacijom , konkursom i slično otvara određena komisija.

Član 8.

U slučaju kada datum predaje pošti može biti važan za računanje rokova uz primljenu pošiljku treba priložiti koverat.

Član 9.

Ako su koverte primljenih pošiljki oštećene , a postoji sumnja o neovlašćenom otvaranju, pre otvaranja o tome treba sačiniti zapisnik u prisustvu dvoje zaposlenih i konstatovati vrstu i obim oštećenja i da li šta nedostaje u primljenoj pošiljci.

b.) Raspoređivanje pošte

Član 10.

Primljenu poštu raspoređuje radnik koji je otvara i pregleda.Po završenom pregledu na svaki primljeni akt koji će biti zaveden stavlja se otisak prijemnog štambilja.

Otisak prijemnog štambilja stavlja se po pravilu u gornjem desnom uglu prve strane.

U otisak prijemnog štambilja upisuje se sledeće:

- u rubriku "primljeno" , datum kada je akt primljen;

- u rubriku " organizaciona jedinica, šifra ustanove-Doma;

- u rubriku "broj" , broj osnovne evidencije ( delovodnika i dr.)

- u rubriku " arhivski znak-šifra" oznaka ( arhivski znak, klasifikacioni znak i slično) pod kojim će se akt arhivirati;

- u rubriku "prilog", ukupan broj primljenih priloga.

- Ostale oznake na aktima( veza brojeva i sl.) beleže se pored otiska prijemnog štambilja.

ZAVOĐENjE AKATA I UPISIVANjE U OSNOVNU

EVIDENCIJU

Član 11.

Primljeni i raspoređeni akti zavode se u osnovnu evidenciju i dostavljaju u rad istog dana kada su primljeni i pod istim datumom.

Član 12.

Osnovna evidencija akata je delovodnik.

Pored delovodnika vode se i druge evidencije koje imaju karakter osnovne evidencije.

Član 13.

Evidencija iz prethodnog člana stav 2. ovog Pravilnika čine evidencije: raznih potvrda izdatih radnicima, overenih obrazaca za potrošačke kredite, putne naloge i drugo, sudskih predmeta , predmeta upravnog postupka, rešenja za godišnji odmor i dr.

Član 14.

Evidencije iz prethodnog člana ovog Pravilnika sadrže sledeće rubrike u koje se upisuje:

- 1. (osnovni broj)

- 2. ( sadršaj predmeta ili ime)

- 3. ( datum prijema, odnosno izdavanja)

- 4. ( organizaciona jedinica kojoj se predmet upućuje)

- 5. ("SP" ako je predmet sopstven)

DELOVODNIK

Član 15.

Delovodnik se vodi po sistemu osnovnih brojeva i podbrojeva.

Osnovnim brojem , to jest rednim brojem delovodnika , označava se predmet svakog primljenog ili sopstvenog akta kada se prvi put zavodi u delovodnik.Osnovni broj predmeta se u toku godine, po pravilu nemenja.

Podbrojevima , tj. rednim brojevima označava se svaki naknadno primljeni akt u vezi s jednim brojem predmetom označenim osnovnim brojem.

Člana 16.

Upisivanje podataka u delovodnik vodi se čitkim rukopisom na sledeći način:

- u rubriki 1 upisuje se osnovni broj delovodnika;

- u rubriku 2 upisuje se kratka sadržina predmeta;

- u rubriku 3 upisuje se podbroj;

- u rubriku 4 upisuje se datum prijema pošiljke;

- u rubriku5 upisuje se naziv i sedište pošiljaoca( pri zavođenjusopstvenih predmeta upisuje se skraćenica "SP"-sopstveni);

- u rubriku 6 upisuje se broj primljenog dopisa i i datum;

- u rubriku 7 upisuje se organizaciona jedinica kojoj se predmet uručuje u rad,

- u rubriku 8 upisuje se datum razvođenja;

- u rubriku 9 upisuje se jedna oznaka koju su referenti stavili na primerak akta koji će biti s predmetom arhiviran i to:

"a" sa oznako za arhivitanje,ako je rad u vezi sa predmetom potpuno završen i predmet rada treba arhivirati,

"r" i datum do kada referent stavlja predmet o rok, odnosno kada se pretpostavlja da će stići dopuna predmeta,

"šifra organizacione jedinice" kojoj je ustupljen predmet za dalji rad unutar Ustanove,

"izvorno",aispod toga pun naziv i mesto organa,organizacije ili lica kome je predmet upućen na rešavanje.

Svi kasnije primljeni akti koji se odnose na isti premetzavode se pod istim osnovnim brojem sa dodavanjem podbrojeva.

Kada se popune sve rubrike u dlovodniku predviđene za upisivanje podbrojeva, dalje zavođenje akata koje se odnosi na isti premet vrši se prenošenjem osnovnog broja u sledeću slobodnu rubriku za osnovne brojeve a ispod reči "prenos" gde je predmet prvi put upisan staviti osnovne brojeve između kojih je prenet osnovni broj.

Na isti način se povezuju i zajedno rešeni predmeti iz raznih godišta stim što se pored broja upisuje i godina.

Član 17.

Na koricama delovodnika upisuje se krupnim slovima tačan naziv Ustanove i mesto. Ispod naziva stavlja se godina kao i prvi i poslednji osnovni (redni broj).

Na kraju godine delovodnik se zaključuje službenom zabeleškomnapisanom ispod poslednjeg broja sa konstatacijom koliko je predmeta zavedeno u toj godini. Ova zabeleška se datira i overava službenim pečatom, a potpisuje je radnik koji vodi delovodnik.

Član 18.

Popis akata je sastavni deo delovodnika i u njega se zavode dopisi iste vrste koji se masovno pojavljuju, a po kojima se vodi isti postupak( rešenja o godišnjem odmoru, o rasporednu radnika i dr.)

Član 19.

Poverljivi i strogo poverljivi predmeti zavode se u poseban poverljivi odnosno strogo poverljivi delovodnik i vodi ga direktor( narodna odbrana, društvena samozaštita).

IV DOSTAVLjANjE AKATA U RAD I NjIHOVA

ADMINISTRATIVNO-STRUČNA OBRADA

Član 20.

Dostavljanje akata vrši se preko interne dostavne knjige.

Dostavljanje računa ( faktura ) u rad vrši se preko knjige računa

koja istovremeno predstavlja osnovnu evidenciju te vrste akata .

Službeni listovi , časopisi i druge publikacije dostavljaju se preko evidencije za dostavu službene štampe.

Član 21.

Svaki službeni dopis treba da sadrši sledeće delove:

Zaglavlje u gornjem levom uglu - pun naziv Ustanove broj službenog dopisa sa klasifikacionim znakom ,datum i adresa

Adresa primaoca- pun naziv i sedište primaoca;

Broj i datum primljenog dopisa na koji se odgovara;

Tekst koji mora biti jasan , sažet i čitak , otkucan na pisaćoj mašini;

Sa desne strane teksta- potpis ovlašćenog lica ,a uz potpis se stavlja otisak službenog pečata;

Sav leve strane teksta-navode se prilozi koji se dostavljaju uz službeni dopis;

Službeni dopis –se piše u tri primerka od kojih se jedan šalje primaocu, jedan ostaje licu koje šalje dopis ,a jedan pisarnici.

Član 22.

Svaki akt kojim počinje novi predmet, treba po zavođenju uložiti u poseban omot. Na omotu se upisuje broj, godina , oznaka organizacione jedinice, a ispod toga kratak sadržaj predmeta, kao i popis priloga.

Akt istog predmeta treba ulagati u omot po datumima prijema odnosno rešavanjatako da se akt sa najnovijim datumom nalazi na vrhu.

V VRAĆANjE REŠENIH PREDMETA PISARNICI,

RAZVOĐENjE AKATA I OTPREMANjE POŠTE.

Član 23.

Svi predmeti koje treba otpremiti vraćaju se preko interne dostavne knjige .

Sbi rešeni predmeti arhiviraju se u sopstvenoj arhivi organizacione jedinice do isteka roka od 1 godine za njihovu predaju arhivskom depou.

Radnik zadužen za arhiviranje predmeta proverava da li je obrađivač vratio kompletan predmet.

Član 24.

Na svakom službenom predmetu po kojem je postupak završen, pre nego se preda arhivskom depou, referent pored oznake "a/a" upisuje rok čuvanja predmeta na osnovu liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja i potpisuje se.

Član 25.

Otpremanje pošte vrši služba opštih poslova . Svi predmeti preuzeti u toku dana do 12 časova moraju se otpremiti istog dana . predmet primljen posle zaključivanja otpremne knjige , ako nisu hitni otpremaju se narednog dana.

Na kopiji pisma koje se otprema stavlja se broj , mesto, datum i potpis radnika opšte službe sa naznakom "ekspedovano".

Član 26.

Više službenih dopisa koji se istog dana upućuju na istu adresu stavljaju se u isti koverat.

Koverat u kome se otpremaju službena akta treba da sadrži u gornjem levom uglu naslovne strane tačan naziv i bližu adresu pošiljaoca i oznaku svih akata koji se nalaze u kovertu. naziv primaoca pošiljke ispisuje se pisaćom mašinom ili čitko rukom. Mesto, sedište primaoca piše se velikim štampanim slovima , a ispod toga se stavlja njegova bliža adresa.

Član 27.

Vrednosne pošiljke , sudska akta, poverljivi i strogo poverljiva prepiska otpremaju se obaveznopreporučeno ili preko dostavne knjige ekspedovane pošte, ako se dostavljanje vrši preko kurira.

Član 28.

Koverti sa poverljivim i strogo poverljivim aktima moraju biti zapečaćeni. Pečaćenje se vrši utiskom mesinganog žiga preko rastopljenog voska-na sredini za poverljivu ,a za strogo poverljivu poštu na sredini i u uglovima koverta.

Član 29.

U knjigu ekspedovane pošte upisuju se sve pošiljke koje se otpremaju poštom. Knjiga služi kao evidencija o izvršenoj otpremi.

Radi pravdanja novcaza poštarinu vodi se kontrolnik poštarine.

Član 30.

Akti i drugi materijali koje treba hitno otpremiti drugim organima ili organizacijama u istom mestu, upisuje se u dostavnu knjigu za mesto i otpremaju preko kurira-dostavljača.

VI KLASIFIKACIJA, ARHIVIRANjE I ČUVANjE

PREDMETA

Član 31.

Svršeni predmeti se obeležavaju određenom oznakom , odnosno šifrom, na osnovu koje će se vršiti klasifikacija za arhiviranje.

Član 32.

Registraturski materijal, arhivirani predmeti i akti čuvaju se i smeštaju u odgovarajuće police ili ormare u odgovarajućoj prostoriji.

Na registraturskim jedinicama ispisuju se sledeći podaci: naziv ustanove-Doma, organizaciona jedinica-Služba,godina nastanka materijala, vrsta materijala, oznaka arhiviranja-klasifikacije, raspon brojeva predmeta u fascikli, redni broj pod kojim je fascikla upisana u arhivsku knjigu.

Član 33.

U arhivi organizacionih jedinica-Službi završeni predmeti se mogu čuvati najviše dve godine od dana zavođenja, posle toga se obavezno zapisnički predaju u arhivski depo.

Član 34.

U arhivskom depou čuva se registraturski materijal i arhivska građa, a po isteku roka čuvanja do uništenja prema prema listi predaje se istorijskom arhivu.

Član 35.

Arhivski predmeti se izdaju na privremeno korišćenje pojedinim službama na revers, koji se popunjava u tri primerka. jedan primerak reversa se čuva na mestu odakle je uzetpredmet, drugi u posebnoj fascikli lica zaduženog za arhivu, a treći dobija korisnik dokumenata.

VII EVIDENTIRANjE REGISTRATURSKOG MATERIJALA

I ARHIVSKE GRAĐE

Član 36.

U okviru kancelarijskog poslovaa vodi se " arhivska knjiga" kao opšti inventarni pregled celokupnog registraturskog materijala nastalog u radu Ustanove-Doma kao i registraturskog materijala i arhivske građe koji se po bilo kojem osnovu nalazi u Ustanovi-Domu.

Član 37.

Upisivanje u arhivsku knjigu vrši se na sledeći način:

- U rubriku "redni broj"upisuje se od 1 do...........brojevi istovrsnog registraturskog materijala nastalog tokom jedne godine , bez obzira na broj registraturskih jedinica. Redni brojevi se nastavljaju u arhivskoj knjizi kontinuirano iz godine u godinu. Registraturske jedinice obeležavaju se rednim brojevima pod kojim su upisane u arhivskoj knjizi;

- U rubriku " datum upisa" upisuje se dan , mesec i godina upisa registraturskog materijala. Registraturski materijal iz prethodne godine upisuje se u arhivsku knjigu najkasnije do 30 aprila naredne godine;

- U rubriku " godina nastanka" upisuje se godina, odnosno razdobnje u kojem je registraturski materijal nastao. Za registraturski materijal koji obuhvata podatke iz više godina upisuje se početna godina;

- U rubrici " sadržaj" upisuje se kratak sadržaj registraturskog materijala i klasifikacioni znak;

- U rubrici "ukupno" upisuje se ukupan broj registraturskih jedinica istovremenog registraturskog materijala;

- U rubriku" prostorije i police " upisuje se podatak u kojoj prostoriji, polici, ormaru je smešten registraturski materijal kao i sve promene u vezi smeštaja;

- U rubriku "primedba" upisuje se broj rešenja o izlučivanju ili primopredaji arhivske građe istorijskom arhivu.

Član 38.

U arhivsku knjigu , arhivska građa i registraturski materijal evidentiraju se po fondovoima , a unutar njih po godinama.

Član 39.

Prepis arhivske knjige dostavlja se istorijskom arhivu najkasnije do 1 jula naredne godine za proteklu godinu sa podatkom o količini-izraženo u dužinskim merama , po godinama.

VIII ODABIRANjE ARHIVSKE GRAĐE I IZLUČIVANjE BEZVREDNOG REGISTRATURSKOG MATERIJALA

Član 40.

Odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala vrši se na osnovu liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja.

Član 41.

Centar je obavezan da vrši odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala uz učešće istorijskog arhiva.

Član 42.

Izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala vrši se komisijski.Komisija sastavlja popis registraturskog materijala kojem je prema listi kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja, isteka rok čuvanja. Popis sadrži sledeće podatke: redni broj , naziv kategorije materijala iz liste, redni broj iz liste, rok čuvanja prema listi i godina nastanka materijala.

Uz navedeni popis Komisije dužnost je Doma da se obrati sa zahtevom istorijskom arhivu da odobri uništenja bezvrednog registraturskog materijala.

Na osnovu rešenja istorijskog arhiva kojim se odobrava uništenje bezvrednog registraturskog materijala Dom je obavezan da uništi registraturski materijal i da o načinu i vremenu uništenja pismeno obavesti istorijski arhiv.

Član 43.

Ukoliko se tokom godine jave nove vrste predmeta koje nisu obuhvaćene listom kategorije registraturskog materijala sa rokovima čuvanja, vrši se izmena i dopuna postojeće lister na način i po postupku predviđenom za donošenje liste.

Član 44.

Sređena i popisana arhivska građa predaje se istorijskom arhivu na čuvanje po isteku roka od 30 godina računajući od dana nastanka građe.

Preuzimanje arhivske građe vrši istorijski arhiv svake pete godine, po isteku roka od 30 godina.

Član 45.

Arhivska građa predaje se o trošku Doma na mestu koje odredi istorijski arhiv.

Predavalac arhivske građe daje mišljenje o uslovima njenog korišćenja u istorijskom arhivu.

Član 46.

Primopredaja arhivske građe vrši se komisijski.Komisija je sastavljena od predstavnika Doma koji predaje građu i predstavnika Istorijskog arhiva koji preuzima dotičnu građu.

U prisustvu Komisije sastavlja se zapisnik u pet primeraka sa sledećim podacima:

-naziv arhiva koji preuzima arhivsku građu;

-mesto primopredaje i datum;

-popis arhivske građe po godinama, vrsti i količini;

-podatak o eventualno nepreuzetoj arhivskoj građi;

-mišljenje predavaoca o načinu i uslovima korišćenja građe;

-popis članova Komisije i overa predavaoca i primaoca.

X PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Član 47.

Dom je dužan da sa izuzetnom pažnjom čuva i održava arhivsku građu i registraturski materijal u skladu sa važećim zakonom i prema nalazima istorijskog arhiva.

Član 48.

Dom je obavezan da obaveštava nadležni istorijski arhiv o svim pravnim i fizičkim promenama nastalim u vezi sa arhivskom građom i registraturskim materijalom kao i o sopstvenim statusnim promenama u pogledu promena naziva , delatnosti, spajanja, ukidanja, promene adresese i dr.

Član 49.

Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja sastavni je deo ovog Pravilnika.

Član 50.

Prilikom prestanka radnog odnosa ili kadrovskih promena radnika arhive primopredaja dužnosti vrši se zapisnički.

Član 51.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom usvajanja na sednici Upravnog odbora a primenjivaće se počev od 8 dana od dana objavljivanja na oglasnoj tabli Doma.

U Čurugu, Broj: Dana: 2002. godine.

PREDSEDNIK

UPRAVNOG ODBORA

Delić Aleksandar

Napisala: Marija Marković, diplomirani pravnik

Marija Markovic kontakt: Elektronska pošta: mmilan@bigfoot.com

Povratak: http://domcurug.tripod.com

Osnovna strana: http://solair.eunet.yu/~2milan/mama.html